Как контролировать сотрудника?

Клиент рвёт и мечет - его заказ не выполнен в срок! Где ответственный? Лишить его премии! Или сразу – уволить! Секундочку. А вы уверены, что лишь сотрудник повинен в срыве проекта? Возможно, вы, как руководитель, не сумели грамотно сформулировать задачу? «Без внятного ТЗ результат ХЗ», как говорят в народе.

Есть несколько простых правил постановки задач, которые помогают организовать работу на радость всем участникам.

• Оформляйте задачи в печатном виде. Человек около 70% информации получает через зрительный канал, аудиалов в мире не так уж много.
• Название задачи обязано раскрывать суть предстоящей работы. Например, «сделать дизайн комнаты» - абстрактно, сухо, «ни о чём». Лучше так: «Разработать оригинальный дизайн детской комнаты для девочки 9 лет, которая увлекается энтомологией, астрономией и аквариумистикой». Если компания выполняет типовые задачи, полезно создать «толковый словарь» - понятийную базу, содержащую все используемые в работе термины.
• Снабдите задачу подробным описанием. Сообщите ответственному сотруднику пожелания клиента, размер бюджета, контактные данные клиента, если требуется выезд на адрес.
• Согласуйте задачу в личной беседе с сотрудником. Безмолвно выполнять приказы ему обидно и неприятно, а в разговоре руководитель может разъяснить сомнительные аспекты и мотивировать на достойное выполнение задачи.
• Определите очерёдность задач, ведь каждый сотрудник может работать над несколькими проектами одновременно.
• Установите адекватный дедлайн для каждой задачи. Жуткая спешка и обилие незаконченных проектов могут ввергнуть в прокрастинацию самого ответственного человека. Полезно установить приложение с «напоминалками» о количестве и сроках выполнения текущих задач.
• Фиксируйте факт и качество выполнения задачи. Эти сведения упрощают процесс выполнения текущей работы и делегирование проектов коллегам.

Систематический анализ качества выполнения задач позволяет делать выводы об успехах отдельных сотрудников и компании в целом.

Великое счастье, что высокие технологии предоставляют возможность переложить часть административной работы на неутомимый компьютер. Внедрение CRM системы позволяет контролировать постановку и выполнение задач на каждом этапе работы, что существенно экономит время и повышает эффективность предприятия.